Gmail instellingen - Inbox

De instellingen van Gmail vindt je onder het radartje rechts boven in je tabblad. Vervolgens kies je in de horizontale navigatiebalk de derde van links; 'Inbox'.

Inboxtype

Allereerst bepaal je het type inbox dat je wilt gebruiken. Ik kies hier voor Prioriteitsinbox.
Deze geven mij de beste opties om het zó in te stellen dat ik zelf helemaal controleer hoe mijn email werkt.

Inbox versus Gearchiveerd

Alvorens toe te lichten waarom ik mijn Inbox als Prioriteitsinbox inricht licht ik even het verschil toe tussen Inbox en Alle Mail.
Alle ontvangen email komt (mits niet door ingestelde regels anders bepaald) in je Inbox terecht. Waneer je een e-mail beantwoordt kun je bij het verzenden van je bericht kiezen tussen 'Verzenden' of 'Verzenden en archiveren'.


Zo kun je ook bij het toekennen of verwijderen van Labels 'Inbox' selecteren. De gedachte hierachter is dat een e-mailtje na beantwoorden is afgehandeld en gearchiveerd mag worden. Waar is dan dit archief zul je denken. Nou dat is te vinden onder Alle Mail in de linker kolom. Alle Mail geeft in chronologische volgorde alle mail weer. Het idee is dus dat in Inbox alle mail zit die op een of andere manier nog jouw aandacht vraagt.

Overzichtelijk en inzichtelijk

Omdat ik snel, in één oogopslag, wil zien waar ik aan toe ben wil ik het volgende op mijn scherm zien:
  1. Ongelezen berichten
  2. Gelezen berichten die specifieke opvolging/actie vragen (met ster)
  3. Gelezen berichten die ik nog even bij de hand wil houden (later nog te archiveren).
(Ik maak ook gebruik van labels maar daar over later meer).

Ik gebruik in dit voorbeeld 3 van de 4 mogelijke categorieën. Mocht je een belangrijk Label hebben (bijvoorbeeld Klanten, Facturen of iets dergelijks en je dit automatisch bij binnenkomst door een regel laat labelen) dan kun je er voor kiezen om als derde categorie een Label in te stellen zodat deze berichten gegroepeerd onder jouw aandacht komen.

Hoeveel sterren?

Ik heb slechts vier sterren in gebruik. Zo'n ster ken ik toe aan berichten die ik nog moet opvolgen of heb opgevolgd maar nog niet afgehandeld zijn. Kortom, deze berichten c.q. conversaties wil ik nog even onder mijn aandacht bewaren.
Rode ster: Zakelijk
Blauwe ster: Privé
Groene ster: Vereniging
Rode Uitroepteken: Hoogste prioriteit.

Je kunt meer sterren hanteren, ik gebruik er dus maar vier, gewoon omdat ik bang ben dat ik meer sterren niet consequent zal toepassen en ik mijn doel voorbij schiet.

Resultaat

Als ik mijn mail in Gmail open krijg ik de Inbox als eerste op mijn scherm met in drie vlakken:
  1. Alle ongelezen mail
  2. Alle mail met een ster
  3. Overige mail (nog niet gearchiveerd)
Op deze wijze zie ik uitsluitend de mail waar ik nog 'iets mee moet'. Alle mail bekijk ik eigenlijk alleen nog als ik opruimen c.q. weggooien.

Heb jij goede ervaringen met een andere indeling van Inbox of andere tips? Laat een reactie achter onder dit bericht.

Reacties

Populaire posts van deze blog

Foto's opslaan in Google Drive of Google Foto's?

In 2 dagen website klaar - Hoe is dat mogelijk?